Gestioni dei flussi di lavoro con un software BPM

Digital Transformation
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11 agosto 2023

Nell’odierno ambiente aziendale in continua evoluzione, garantire che i processi lavorativi siano efficienti e adattabili è fondamentale per rimanere competitivi. I software di Business Process Management (BPM) sono nati con l’intento di soddisfare questa esigenza, consentendo alle aziende di mappare, analizzare, ottimizzare e monitorare i loro flussi di lavoro.

Cos’è un software BPM?

Un software BPM è uno strumento che permette alle aziende di modellare, automatizzare, eseguire, monitorare e ottimizzare i processi aziendali. Questi software offrono una visione d’insieme dei processi, identificando collo di bottiglia, inefficienze e possibilità di miglioramento.

Vantaggi della gestione dei flussi di lavoro con un BPM:

1. Efficienza operativa: Riducendo gli sprechi e automatizzando le attività ripetitive, le aziende possono risparmiare tempo e risorse.
2. Flessibilità: Con un sistema BPM, le aziende possono adattare i loro processi alle mutevoli esigenze del mercato o dell’organizzazione.
3. Tracciabilità e trasparenza: I software BPM monitorano e registrano ogni azione, garantendo una completa visibilità su come e quando vengono eseguiti i processi.
4. Miglioramento continuo: Identificando e analizzando le prestazioni dei processi, le aziende possono individuare e attuare miglioramenti.

Come implementare un software BPM nella gestione dei flussi di lavoro:

1. Mappatura dei processi: Prima di tutto, è essenziale avere una chiara comprensione dei processi esistenti. Questo implica il coinvolgimento di tutte le parti interessate e la documentazione dei passaggi, delle responsabilità e delle risorse coinvolte.
2. Analisi dei processi: Una volta mappati, è possibile identificare inefficienze, rischi e collo di bottiglia. Questo step è cruciale per definire quali processi necessitano di interventi prioritari.
3. Ottimizzazione dei processi: Basandosi sull’analisi, si possono definire strategie per rendere i processi più efficienti. Ciò potrebbe includere l’automazione di attività, la riassegnazione di risorse o la ristrutturazione dei passaggi del processo.
4. Automazione: Con il BPM è possibile automatizzare molte attività ripetitive, garantendo che vengano eseguite in modo coerente e tempestivo.
5. Monitoraggio e analisi delle prestazioni: Una volta implementate le ottimizzazioni, è fondamentale monitorare continuamente le prestazioni per assicurarsi che i processi funzionino come previsto e per individuare ulteriori opportunità di miglioramento.

Alcuni esempi di applicazione di un software di BPM

Un software BPM può essere applicato in molteplici settori e per vari scopi.

Molte di queste esigenze sono spesso demandate a software come l’ ERP aziendale, software di gestione finanziaria, software di gestione digitale delle risorse umane e software CRM.

In molti casi però un software di Business Process Management offre maggiore flessibilità, integrazione, monitoraggio in tempo reale, e strumenti per l’ottimizzazione dei processi rispetto ad un ERP, CRM o altri software specifici. Pertanto, in situazioni dove è necessaria una maggiore adattabilità ai cambiamenti, un controllo più stretto sui processi, o una migliore integrazione con altri sistemi, un software di BPM potrebbe essere la soluzione più conveniente, economica e efficace per la gestione dei processi aziendali.

Di seguito, alcuni use case che illustrano la versatilità e l’utilità di questi strumenti:

1.  Gestione dei processi relativi alle Risorse Umane:
   • Sfida: Assicurarsi che i  dipendenti ricevano tutte le informazioni, le formazioni e le risorse necessarie durante il processo di inserimento.
   • Soluzione: Automatizzazione delle attività di onboarding, dall’invio dei documenti necessari alla pianificazione delle sessioni di formazione, etc. Il software invia notifiche ai manager o ai formatori quando è il momento di intervenire, garantendo un processo omogeneo per ogni nuovo dipendente.
2. Gestione degli ordini in ambito di produzione:
   • Sfida: Coordinare la produzione, l’inventario e la spedizione per soddisfare le richieste dei clienti in modo tempestivo.
   • Soluzione: Automatizzazione del flusso di lavoro dal ricevimento dell’ordine alla spedizione del prodotto finito, integrando l’inventario, la pianificazione della produzione e la logistica.
3. Approvazione delle spese in Finanza:
   • Sfida: Garantire che tutte le richieste di spesa siano valutate, approvate e tracciate in modo appropriato.
   • Soluzione: Creazione di un flusso di lavoro che richiede documentazione adeguata, invia le richieste alle persone appropriate per l’approvazione e monitora le spese.
4. Gestione delle richieste di assistenza nel settore IT:
   • Sfida: Schedulare e risolvere efficacemente le richieste di assistenza da parte dei dipendenti o clienti.
   • Soluzione: Automatizzazione del processo di ticketing, dalla presentazione della richiesta all’assegnazione al team IT pertinente, fino alla risoluzione.
5. Compliance nel settore sanitario:
   • Sfida: Assicurarsi che tutti i pazienti ricevano cure conformi alle linee guida e alle normative.
   • Soluzione: Implementazione di checklist e flussi di lavoro che garantiscono che tutte le procedure e i trattamenti siano conformi alle best practice e alle normative.
6. Gestione dei progetti in un’agenzia di marketing:
   • Sfida: Coordinare diverse attività, risorse e scadenze per garantire la consegna tempestiva dei progetti ai clienti.
   • Soluzione: Creazione di flussi di lavoro che tracciano ogni fase del progetto, dall’ideazione alla consegna, con notifiche e integrazioni con altri strumenti come calendari e software di gestione delle risorse.
7. Revisione e approvazione di contenuti:
   • Sfida: Assicurarsi che tutti i contenuti (come articoli, design o video) siano esaminati e approvati dai responsabili prima della pubblicazione.
   • Soluzione Implementazione di un processo che guida ogni contenuto attraverso diverse fasi di revisione, con la possibilità di inserire feedback e approvazioni.

In sintesi, un software BPM è un potente alleato per qualsiasi azienda che desideri rendere i propri processi più efficienti, tracciabili e conformi. Gli use case sopra menzionati sono solo la punta dell’iceberg di ciò che è possibile realizzare con la giusta soluzione BPM.

In dettaglio: controlli di qualità nella produzione di dispositivi elettronici

Il processo:

Un’azienda produttrice di dispositivi elettronici desidera garantire che ogni dispositivo fabbricato soddisfi rigorosi standard di qualità. La produzione avviene in grandi lotti e ogni lotto deve essere controllato prima della spedizione. Per garantire efficienza e coerenza, l’azienda decide di implementare un software BPM.

Attori:

• Operatori di controllo qualità
• Supervisori del controllo qualità
• Dipendenti della produzione

Flusso Principale:

1. Avvio del Controllo:
   • Una volta completata la produzione di un lotto, un operatore inizia un nuovo flusso di lavoro BPM nel sistema, inserendo i dettagli del lotto.
2. Esecuzione dei Test:
   • Il sistema genera automaticamente una checklist di test basata sul tipo di dispositivo prodotto.
   • L’operatore esegue ogni test sulla checklist, registrando i risultati e qualsiasi deviazione riscontrata nel sistema BPM.
3. Analisi dei Risultati:
   • Una volta completati tutti i test, il sistema BPM analizza i risultati. Se vengono rilevate deviazioni che superano una certa soglia, il lotto viene automaticamente marcato per una revisione approfondita.
4. Revisione Approfondita:
   • Se necessario, un supervisore del controllo qualità esamina le unità problematiche, utilizzando strumenti e tecniche avanzate.
   • Il supervisore può decidere di approvare il lotto, richiedere riparazioni o scartare unità specifiche.
5. Feedback alla Produzione:
   • Se vengono riscontrati problemi ricorrenti, il sistema BPM invia automaticamente un feedback al team di produzione, suggerendo possibili aree di miglioramento o correzioni.
6. Conferma e Spedizione:
   • Una volta che un lotto ha superato con successo tutti i controlli di qualità, viene marcato come “Pronto per la spedizione” nel sistema BPM. Un avviso viene inviato al magazzino per procedere con la spedizione.

Flussi Alternativi:

• Se durante l’analisi dei risultati emerge che un intero lotto ha gravi problemi di qualità, può essere respinto e ritornato al team di produzione per un’ulteriore revisione.
• In caso di discrepanze o dubbi sui risultati, può essere richiesto un ulteriore controllo da parte di un secondo supervisore