RPA – Robotic Process Automation

La Robotic Process Automation (RPA) è una tecnologia in grado di emulare le azioni umane interagendo con sistemi digitali e software. Il termine “robot” si riferisce non a un robot fisico ma ad un’entità software. Come le persone, i robot software ( “bot”) possono fare cose come comprendere ciò che appare su uno schermo, completare le giuste sequenze di tasti, navigare nei sistemi, identificare ed estrarre dati e svolgere una vasta gamma di azioni definite. Tutto questo accedendo alle più disparate fonti: applicazione web, applicazione desktop, basi di dati, documenti strutturati e non strutturati, e-mail, sistemi legacy.

Quali sono i benefici di un software RPA?

Efficienza operativa

I software RPA possono lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza interruzioni o pause,

Riduzione degli errori

Gli errori umani sono inevitabili, con l’implementazione di un software RPA, è possibile ridurre gli errori manuali

Scalabilità

Aumentare la capacità di automazione richiede semplicemente l’aggiunta di nuovi bot

Riduzioni dei costi

L’automazione dei processi con il software RPA può portare a significativi risparmi di costi

Migliore esperienza utente

L’automazione dei processi consente ai dipendenti di concentrarsi su attività di valore aggiunto che richiedono competenze umane

Agilità e adattabilità

I bot RPA possono essere facilmente configurati per rispondere alle nuove sfide senza richiedere importanti modifiche infrastrutturali

Miglioramento della qualità del servizio

I bot RPA possono eseguire attività in modo coerente e accurato, garantendo che i processi vengano eseguiti secondo le regole e le procedure stabilite

Conformità e tracciabilità

Gli RPA possono tracciare tutte le attività eseguite, consentendo una maggiore visibilità e controllo sui processi automatizzati

Come funziona un’RPA?

Analisi dei processi

Prima di implementare il software RPA, è necessario analizzare i processi esistenti e identificare le attività ripetitive e regolari che possono essere automatizzate. Questa analisi aiuta a determinare quali attività possono essere automatizzate e i potenziali benefici dell’automazione.

Creazione dei flussi di lavoro

Una volta identificati i processi da automatizzare, viene creata una serie di flussi di lavoro che rappresentano le azioni specifiche che il software RPA dovrà eseguire. Questi flussi di lavoro possono essere creati utilizzando un’interfaccia grafica intuitiva, che permette di definire le sequenze di azioni, le regole di business e le condizioni per l’esecuzione.

Programmazione dei bot

I bot RPA sono programmati per eseguire le azioni specifiche all’interno dei flussi di lavoro. Questa programmazione può essere fatta attraverso un linguaggio di scripting o tramite l’uso di strumenti di programmazione visuale offerti dal software RPA. Durante la programmazione, vengono definite le interazioni con le applicazioni e i sistemi esterni, le operazioni sui dati e le condizioni per il controllo del flusso.

Esecuzione delle attività

Dopo che i flussi di lavoro sono stati definiti e i bot sono stati programmati, il software RPA inizia l’esecuzione delle attività. I bot eseguono le azioni programmate interagendo con le interfacce utente dei sistemi, simili a come un utente umano interagirebbe con un’applicazione. Possono completare le operazioni, compilare formulari, estrarre dati, elaborare informazioni e altro ancora.

Monitoraggio e gestione

Durante l’esecuzione delle attività, il software RPA può essere monitorato e gestito attraverso un’interfaccia di controllo. Questa interfaccia consente di visualizzare lo stato dei bot, monitorare i log delle attività, gestire le eccezioni e apportare eventuali modifiche o aggiornamenti ai flussi di lavoro.

Reportistica e analisi

Il software RPA fornisce anche funzionalità di reportistica e analisi per monitorare le performance e valutare l’impatto dell’automazione. I report possono fornire informazioni sulle attività eseguite, sui tempi di esecuzione, sugli errori riscontrati e su altri dati rilevanti. Questi report possono essere utilizzati per ottimizzare i processi, identificare aree di miglioramento e prendere decisioni informate sull’automazione futura.

Un RPA si adatta a tutti i processi

Automazione dei processi di back-office: Il software RPA può automatizzare attività ripetitive e manuali nei processi di back-office, come la gestione delle risorse umane, la contabilità, la gestione delle forniture, l’elaborazione delle fatture e altro ancora. Ciò consente di ridurre gli errori e migliorare l’efficienza operativa.

Automazione dei processi di front-office: Può essere utilizzato per automatizzare processi di front-office, come l’elaborazione delle richieste dei clienti, la gestione delle vendite, l’assistenza clienti e altro ancora. Ciò consente di fornire risposte rapide e accurate ai clienti e migliorare l’esperienza complessiva del cliente.

Integrazione di sistemi: Il software RPA: può essere utilizzato per integrare sistemi diversi e facilitare lo scambio di dati tra applicazioni. Ad esempio, può automatizzare il trasferimento di dati tra sistemi CRM e ERP o tra applicazioni legacy e sistemi moderni.

Automazione delle attività IT: Come la gestione delle password, l’installazione di patch, la generazione di report di monitoraggio del sistema e altro ancora. Ciò consente di ridurre gli interventi manuali e migliorare l’efficienza delle operazioni IT.

Automazione dei processi di conformità: Il software RPA può essere utilizzato per automatizzare attività legate alla conformità normativa, come l’elaborazione di documenti e rapporti, l’identificazione di potenziali violazioni e la generazione di report di conformità.

Automazione del controllo di qualità: L’RPA può automatizzare il controllo di qualità dei dati, dei documenti o dei prodotti. Può eseguire controlli e verifiche automatiche per garantire l’accuratezza e la coerenza delle informazioni.

Gestione delle risorse umane: Può essere utilizzato per automatizzare processi HR come la gestione delle assunzioni, l’onboarding dei dipendenti, la gestione delle prestazioni e altro ancora. Ciò consente di ridurre la burocrazia e migliorare l’efficienza dei processi HR.

e molti altri…

BPM e RPA due software complementari

Il software BPM si concentra sulla gestione e ottimizzazione dei processi aziendali nel loro complesso, mentre il software RPA si focalizza sull’automazione specifica di attività all’interno di tali processi.

Il software BPM è progettato per la gestione completa dei processi aziendali, dalla modellazione e documentazione alla loro esecuzione e miglioramento continuo. Il focus principale del software BPM è sull’ottimizzazione dei processi, sulla collaborazione tra le parti interessate e sulla gestione dei cambiamenti organizzativi.

Il software RPA, d’altra parte, è specificamente sviluppato per automatizzare le attività ripetitive e regolari all’interno dei processi aziendali. Utilizza bot software per emulare le azioni umane interagendo con interfacce utente di sistemi e software, consentendo l’esecuzione di compiti come l’elaborazione di dati, la compilazione di moduli e l’estrazione di informazioni.