2 agosto 2023
Nell’era digitale di oggi, le organizzazioni si stanno sempre più rivolgendo a soluzioni tecnologiche per ottimizzare i loro processi di business. In questo contesto, i software di Business Process Management (BPM) giocano un ruolo fondamentale, fornendo gli strumenti necessari per mappare, analizzare e migliorare i flussi di lavoro in un’organizzazione.
Molto spesso, queste applicazioni si affidano a un linguaggio standardizzato noto come Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0. Questo standard fornisce un insieme comune di simboli e notazioni che facilitano la comprensione e la comunicazione dei processi di business. Inoltre, grazie alla sua natura grafica, rende più facile visualizzare il flusso di un processo, identificare eventuali inefficienze e pianificare possibili migliorie.
L’uso di BPMN 2.0 nei software di BPM non solo migliora la comprensibilità dei processi di business, ma permette anche un’efficace automazione dei processi. Infatti, i diagrammi creati con BPMN 2.0 possono essere direttamente implementati dal software, consentendo un passaggio più agevole tra la progettazione e l’esecuzione del processo.
Storia e Sviluppo di BPMN 2.0
BPMN è stato introdotto nel 2004 da un consorzio di organizzazioni guidate dal Business Process Management Initiative (BPMI). Nel 2005, il BPMI si è fuso con l’Object Management Group (OMG), che ha poi pubblicato BPMN 2.0 nel gennaio 2011.
La versione 2.0 rappresenta un miglioramento significativo rispetto alla sua versione precedente. La più grande differenza è l’inclusione di un modello di processo di esecuzione, che permette ai modelli BPMN di essere trasformati in linguaggio di esecuzione del processo di business, come BPEL (Business Process Execution Language). Questo fa sì che i diagrammi non siano solo illustrativi, ma possono essere effettivamente implementati con software di automazione dei processi.
L’Importanza di BPMN 2.0
BPMN 2.0 è un potente strumento per mappare e capire i processi di business. Essendo visivamente rappresentativo, permette di identificare rapidamente i punti di forza e di debolezza dei processi esistenti, facilitando la pianificazione delle miglioramenti.
Un altro vantaggio è l’interoperabilità di BPMN 2.0. I modelli BPMN possono essere facilmente esportati e importati tra diversi software di modellazione, rendendo più facile la cooperazione tra diversi team e organizzazioni.
Inoltre, BPMN 2.0 facilita la comunicazione tra diversi stakeholder, inclusi business analyst, sviluppatori software, manager e personale operativo. Questa comunicazione migliora l’efficacia complessiva dei processi di business.
Caratteristiche di BPMN 2.0
BPMN 2.0 fornisce quattro tipi di diagrammi:
- Diagrammi di processo: Sono i più comuni, utilizzati per descrivere i flussi di lavoro all’interno di un’organizzazione.
- Diagrammi di collaborazione: Questi mostrano le interazioni tra diversi processi di business.
- Diagrammi di coreografia: Essi rappresentano le interazioni tra le parti, mostrando chi è responsabile di quale attività.
- Diagrammi di conversazione: Questi diagrammi mostrano le interazioni tra i partecipanti.
Vediamo in dettaglio la parte relativa ai diagrammi di processo, quella più utilizzata nei software di Business Process Management.
Diagrammi di processo
I diagrammi di processo sono fondamentali. Essi rappresentano una sequenza di attività che definiscono come un’organizzazione conduce il suo business. In termini più specifici, un diagramma di processo rappresenta un flusso di controllo e un flusso di dati tra le attività e gli eventi in un processo di business.
Un diagramma di processo BPMN può essere espressamente dettagliato, per coprire ogni passo minuzioso, o può essere mantenuto ad un alto livello di astrazione, per fornire una visione d’insieme del processo. Indipendentemente dal livello di dettaglio, ci sono alcuni elementi chiave che compongono un diagramma di processo.
Elementi chiave dei Diagrammi di Processo
- Eventi: Gli eventi sono rappresentati da cerchi e sono tipicamente usati per indicare l’inizio, la fine o i punti di interruzione all’interno del processo. Gli eventi possono essere di vario tipo, tra cui eventi di inizio, eventi intermedi e eventi di fine.
- Attività: Le attività, rappresentate da rettangoli arrotondati, sono le unità di lavoro compiute nel processo. Queste possono includere compiti, sottoprocessi e transazioni. I compiti sono l’elemento più semplice, mentre i sottoprocessi e le transazioni possono contenere altri elementi.
- Gateway: I gateway, rappresentati da forme di diamante, sono utilizzati per controllare il flusso di un processo, gestendo le divisioni e le fusioni del flusso. Possono essere usati per creare decisioni basate su condizioni, per gestire flussi paralleli e per gestire le ripetizioni di attività.
- Flussi di sequenza: I flussi di sequenza, rappresentati da frecce, mostrano l’ordine in cui avvengono le attività. Essi collegano gli eventi, le attività e i gateway.
- Lane e Pool: Le lane e i pool sono utilizzati per organizzare e raggruppare le attività in base a ruoli o unità organizzative. Un pool rappresenta un partecipante a un processo di business, mentre una lane è una sottoparte di un pool.
Modellazione dei Diagrammi di Processo
La modellazione dei diagrammi di processo in BPMN 2.0 è un’attività che comporta la rappresentazione visiva dei processi di business di un’organizzazione. Questo compito richiede un’attenta considerazione di come le attività, gli eventi e le decisioni si concatenano all’interno di un processo specifico. Di seguito, descriviamo più in dettaglio ciascuno dei passaggi che compongono questo processo di modellazione.
Definizione del Contesto: Prima di iniziare a disegnare il diagramma, è necessario capire a fondo il processo che si sta per modellare. Questo significa identificare l’obiettivo del processo, i partecipanti coinvolti, le attività che lo compongono, e come queste si legano tra loro. È anche importante comprendere quali eventi innescano il processo e cosa indica che il processo è stato completato.
Disegno delle Attività: Dopo aver definito il contesto, il passo successivo consiste nel disegnare le attività, rappresentate come rettangoli arrotondati. Ogni attività dovrebbe rappresentare un compito distinto che viene svolto come parte del processo. In un diagramma BPMN 2.0, le attività possono essere dettagliate quanto si desidera, e possono essere semplici compiti, sottoprocessi o transazioni.
Disegno degli Eventi: Gli eventi, rappresentati da cerchi, segnano l’inizio, la fine e i possibili punti di interruzione o cambiamento all’interno del processo. Gli eventi di inizio segnalano l’avvio del processo, gli eventi intermedi rappresentano le eventualità che possono verificarsi durante l’esecuzione del processo, e gli eventi di fine indicano la conclusione del processo.
Disegno dei Gateway: I gateway, rappresentati da forme a diamante, servono per gestire il flusso di controllo all’interno del processo. Sono utilizzati per rappresentare punti in cui il flusso di controllo può divergere o convergere, a seconda delle condizioni specificate.
Disegno dei Flussi di Sequenza: I flussi di sequenza, rappresentati da frecce, collegano tra loro le diverse attività, eventi e gateway, indicando l’ordine in cui si susseguono.
Disegno di Lane e Pool: Le lane e i pool, utilizzate per raggruppare le attività, sono opzionali ma possono essere molto utili per rendere il diagramma più leggibile. Le lane possono essere utilizzate per rappresentare differenti partecipanti o ruoli all’interno del processo, mentre i pool rappresentano “contenitori” di processi più ampi.
Revisione e Ottimizzazione: Una volta completato il diagramma, è importante rivederlo per assicurarsi che rappresenti accuratamente il processo. Questo passaggio potrebbe rivelare aree di inefficienza o potenziali miglioramenti, che possono poi essere affrontati nella fase di ottimizzazione.
La modellazione dei processi di business non è un’attività da eseguire una sola volta. Man mano che l’organizzazione evolve, anche i suoi processi probabilmente cambieranno, quindi i diagrammi di processo dovrebbero essere regolarmente aggiornati per riflettere queste modifiche.
BPMN 2.0 è uno strumento essenziale per qualsiasi organizzazione che desidera migliorare i propri processi di business. Permette una comprensione visuale dei processi, facilitando l’identificazione di inefficienze e la progettazione di soluzioni migliorative.
Tuttavia, è importante notare che per trarre pieno vantaggio da BPMN 2.0, è necessaria una formazione adeguata. L’utilizzo efficace di questo strumento richiede una comprensione profonda delle sue funzionalità e delle sue regole.
Nonostante questa curva di apprendimento, BPMN 2.0 è uno strumento inestimabile per qualsiasi organizzazione che cerca di ottimizzare i propri processi di business. Con l’adeguata formazione ed il software giusto, può diventare un potente alleato nell’efficienza aziendale
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